Как исключить на складе ошибки, пересортицу и хищения?

От инвентаризаций к сквозному контролю: есть ли технологии сокращают складские потери? Более того, их можно предотвратить. Как? Подробнее в сегодняшней статье.

Складская логистика традиционно считается зоной повышенных операционных рисков. Однако в последние годы компании все чаще фиксируют рост складских потерь — от списаний из-за ошибок учета до прямых хищений. Эта тенденция наблюдается как в распределительных центрах крупного ритейла, так и на складах производителей и логистических операторов. Усиление давления на цепочки поставок, кадровый дефицит и усложнение товарных потоков делают проблему системной.

Почему складские потери участились

Рост потерь и инцидентов на складах связан не с одним фактором, а с совокупностью изменений в логистике.

Во-первых, увеличилась интенсивность операций. Маркетплейсы, омниканальные продажи и ускоренные отгрузки привели к кратному росту количества операций при приемке, подборе и возвратах. При высокой скорости обработки даже небольшие ошибки персонала быстро накапливаются и трансформируются в значимые расхождения по остаткам.

Во-вторых, сохраняется дефицит складского персонала. Высокая текучесть кадров, привлечение временных работников и снижение порога входа в профессию напрямую отражаются на качестве учета. Новые сотрудники часто не успевают освоить регламенты и допускают ошибки при работе с товаром, особенно при пересортице и обработке маркированной продукции.

В-третьих, усложнилась номенклатура и регуляторная нагрузка. Маркировка “Честный Знак”, серийный учет, требования к прослеживаемости и возвратам создают дополнительные точки риска. Если процессы автоматизированы частично, то именно «стыки» между системами и ручными операциями становятся источником потерь.

Хищения: от «человеческого фактора» к системным уязвимостям

Хищения на складах редко происходят спонтанно. Как правило, они возникают там, где отсутствует сквозной контроль движения товара. Ручное оформление приемки, бумажные накладные, возможность задним числом скорректировать остатки или оформить списание без цифрового следа создают условия для злоупотреблений.

Отдельная зона риска — возвратные потоки. Возвраты от клиентов, пересортица, поврежденные товары часто оформляются вне стандартных сценариев, что упрощает подмену или неучтенный вывод продукции со склада.

Инвентаризации, видеонаблюдение и выборочные проверки по-прежнему используются, но их эффективность снижается. Инвентаризация фиксирует факт расхождения, но не отвечает на вопрос, где и когда возникла ошибка. Видеоконтроль требует больших затрат на анализ и редко интегрирован с учетными системами. В результате реагирование происходит постфактум, когда потери уже стали финансовым убытком.

Как автоматизация фиксирует каждое движение товара

Современные складские системы управления (WMS — Warehouse Management System, система управления складом) в сочетании с интеграцией с ERP-системами (Enterprise Resource Planning, система управления ресурсами предприятия) меняют сам подход к контролю.

Автоматизация переводит все ключевые операции в цифровой контур:

• приемка товара фиксируется поштучно или по серийным номерам с использованием ТСД и штрих- или Data Matrix-кодов;

• перемещения внутри склада становятся прозрачными и привязанными к конкретному сотруднику, времени и ячейке хранения;

• отгрузка невозможна без цифрового подтверждения соответствия заказа;

• возвраты оформляются по формализованным сценариям с обязательной проверкой статуса товара.

Каждое действие оставляет цифровой след, который невозможно удалить без фиксации в системе. Это не только снижает вероятность ошибок, но и резко ограничивает возможности для хищений.

Интеграция как ключевой элемент контроля

Отдельно стоит выделить роль интеграции складских систем с учетными, финансовыми и государственными платформами. Когда WMS, ERP, система маркировки “Честный ЗНАК” и кассовый контур работают разрозненно, появляются «слепые зоны». Единая интеграция от опытных специалистов устраняет эти разрывы: данные о движении товара синхронизируются в реальном времени, а расхождения выявляются сразу, а не по итогам месяца.

Для бизнеса это означает переход от реактивного контроля к превентивному: система сама сигнализирует о нетипичных операциях, отклонениях по остаткам и подозрительных сценариях.

Экономический эффект и управляемость

Практика показывает, что внедрение комплексной автоматизации и интеграции позволяет существенно сократить складские потери уже в первые месяцы эксплуатации. Но не менее важен управленческий эффект: руководители получают прозрачную картину движения запасов, могут анализировать причины отклонений и принимать решения на основе данных, а не предположений.

Рост складских потерь и хищений — следствие усложнения логистических процессов и недостатка системного контроля. Полумеры в виде выборочных проверок больше не работают в условиях высоких оборотов и регуляторных требований. Очевидно, что автоматизация складских операций и глубокая интеграция ИТ-систем позволяют зафиксировать каждое движение товара, снизить влияние человеческого фактора и вернуть бизнесу управляемость складской логистики.

С уважением к Вашему делу, Ника Виноградова