ФГИС «Зерно» и ГИС ЭПД: для аграриев подготовили новые методические материалы

На сайте ФГБУ «Центр Агроаналитики» появился отдельный раздел, посвященный интеграции ФГИС «Зерно» с ГИС ЭПД.

Новый информационный раздел ориентирован прежде всего на сельхозтоваропроизводителей и другие организации, которым необходимо разобраться в электронном оформлении документов и взаимодействии информационных систем. Ознакомиться можно здесь.

Что представляет собой новый раздел

В специальном разделе собраны методические материалы и видеоразборы, которые должны помочь пользователям разобраться с работой сервисов и последовательностью оформления необходимых документов.

Такой формат особенно актуален для предприятий, которые переходят от привычных бумажных процедур к цифровому взаимодействию. Вместо изучения отдельных инструкций пользователи получают возможность последовательно ознакомиться с материалами, посвященными работе ФГИС «Зерно» и ее взаимодействию с ГИС ЭПД.

Зачем нужна интеграция ФГИС «Зерно» с ГИС ЭПД

ФГИС «Зерно» используется для цифрового учета операций с зерном и продуктами его переработки. ГИС ЭПД, в свою очередь, связана с оформлением электронных перевозочных документов.

Интеграция информационных систем позволяет выстраивать более последовательный цифровой процесс, при котором сведения, необходимые для оформления и сопровождения перевозки, могут передаваться между соответствующими информационными системами.

Для бизнеса это означает снижение количества ручных операций и необходимость правильно организовать работу сотрудников с электронными документами.

Особое значение такой подход имеет для компаний, которые ежедневно оформляют значительное количество перевозок и операций с зерновой продукцией.

Методические материалы помогают разобраться в новых процессах

Переход на цифровое взаимодействие требует от предприятий не только технической готовности, но и понимания новых рабочих процессов. Сотрудникам необходимо знать:

• где оформляется нужный документ;
• какие сведения необходимо внести;
• в какой последовательности выполняются операции;
• какие данные используются при оформлении перевозки;
• как взаимодействуют ФГИС «Зерно» и ГИС ЭПД;
• где проверять результат выполненной операции.

Именно поэтому наличие официальных методических материалов имеет практическое значение.

Видеоразборы позволяют дополнительно увидеть последовательность действий пользователя и могут быть полезны сотрудникам, которые только начинают работать с соответствующими цифровыми сервисами.

Что меняется для сельхозпредприятий

Для аграрного бизнеса цифровизация документооборота постепенно становится частью обычной операционной деятельности.

Сегодня предприятиям приходится одновременно работать с несколькими информационными системами. В зависимости от характера деятельности это могут быть ФГИС «Зерно», ГИС ЭПД, учетные программы, системы электронного документооборота и другие цифровые сервисы.

При большом количестве операций ручной перенос информации между системами становится источником дополнительных затрат времени и риска ошибок. Поэтому следующий этап после изучения официальных инструкций — автоматизация обмена данными.

Интеграция ФГИС «Зерно» с учетной системой

На практике аграрному предприятию недостаточно просто иметь доступ к ФГИС «Зерно». Внутри компании уже используется учетная система, в которой находятся сведения о продукции, контрагентах, операциях и документах.

Если сотрудник вынужден каждый раз вручную переносить одинаковую информацию из одной системы в другую, цифровизация не дает максимального эффекта.

Более эффективный вариант — автоматизированный обмен между внутренней учетной системой предприятия и внешними информационными системами.

Такой подход позволяет уменьшить количество ручных операций, стандартизировать работу сотрудников и повысить контроль над передаваемыми данными.

Для автоматизации работы с ФГИС «Зерно» компаниям могут быть интересны специализированные интеграционные решения, в том числе АСП.Зерно.

Перед внедрением необходимо определить:

• какие сведения хранятся во внутренней учетной системе;
• какие данные должны передаваться во ФГИС «Зерно»;
• какие операции связаны с ГИС ЭПД;
• где возникает первичная информация;
• какие документы формируются автоматически;
• как контролируются ошибки;
• каким образом сотрудник узнает о результате обмена.

Если архитектура построена правильно, сотруднику не приходится постоянно переключаться между несколькими интерфейсами и повторно вводить одну и ту же информацию.

Что даст автоматизация участникам зернового рынка

Для предприятий, которые регулярно работают с большими объемами зерна и значительным количеством перевозок, автоматизация может дать несколько практических преимуществ.

Во-первых, сокращается количество ручного ввода.

Во-вторых, уменьшается вероятность ошибок при переносе данных.

В-третьих, повышается скорость оформления документов.

В-четвертых, становится проще контролировать прохождение операций и обмен информацией между системами.

При этом автоматизация АСП не отменяет необходимость соблюдения установленных требований. Напротив, она позволяет встроить обязательные операции в привычные бизнес-процессы предприятия.

Новый раздел — полезный инструмент для подготовки сотрудников

Методические материалы по интеграции ФГИС «Зерно» с ГИС ЭПД могут быть полезны не только руководителям, но и непосредственно сотрудникам, которые оформляют документы и работают с цифровыми сервисами.

Их можно использовать:

• при первичном обучении сотрудников;
• при переходе на новые процессы;
• для самостоятельного изучения функций систем;
• как дополнительный материал при внедрении автоматизации;
• для проверки последовательности выполнения операций.

Таким образом, появление специализированного раздела помогает сделать переход к цифровому оформлению документов более понятным для пользователей.

ФГИС «Зерно»: от ручной работы к автоматизированному обмену

Развитие интеграции ФГИС «Зерно» с ГИС ЭПД показывает общую тенденцию цифровизации агропромышленного комплекса: различные информационные системы постепенно должны работать не изолированно, а в единой цифровой цепочке.

Для небольшого предприятия изучения методических материалов может быть достаточно для освоения новых процессов. Однако для компаний с большим количеством операций постоянный ручной ввод данных становится неэффективным.

В такой ситуации целесообразно рассматривать интеграцию ФГИС «Зерно» с внутренней учетной системой и автоматизацию связанных процессов.

Специализированные решения АСП позволяют выстраивать интеграционные процессы с учетом существующей IT-инфраструктуры предприятия. Например, АСП.Зерно может использоваться как инструмент автоматизации взаимодействия учетной системы с цифровыми сервисами, связанными с учетом и перевозкой зерновой продукции.

В результате ФГИС «Зерно», ГИС ЭПД и внутренняя система предприятия могут рассматриваться не как отдельные программы, между которыми сотруднику приходится постоянно переносить информацию, а как элементы единого цифрового процесса.

С уважением к Вашему делу, Ника Виноградова

Источник: Новости ФГИС “Зерно”