«Госключ» для ЭПД: перевозчики получили возможность подписывать документы со смартфона

С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы стали обязательной частью документооборота при коммерческих грузовых и пассажирских перевозках. На этом фоне Минцифры России сообщило о возможности подписывать электронные перевозочные документы с помощью мобильного приложения «Госключ».

Новый вариант особенно удобен для участников перевозочного процесса, которым не всегда доступен компьютер с установленным программным обеспечением для работы с электронной подписью. Подписать документ можно непосредственно с мобильного устройства после его формирования в информационной системе оператора ЭПД.

Как работает подписание ЭПД через «Госключ»

«Госключ» — мобильное приложение, с помощью которого пользователь может бесплатно получить сертификат электронной подписи и использовать его для подписания юридически значимых электронных документов.

Для работы с перевозочным документом сначала необходимо сформировать ЭПД в информационной системе оператора. После этого пользователь выбирает вариант подписания с помощью «Госключа» и переходит в приложение «Госключ» или «Госуслуги».

По информации Минцифры, мобильное приложение интегрировано с сервисами 10 из 16 операторов информационных систем электронных перевозочных документов.

Таким образом, участнику перевозки не обязательно постоянно работать за компьютером: если используемый оператор поддерживает соответствующую интеграцию, подписать документ можно со смартфона.

Какие подписи доступны пользователям

В зависимости от роли сотрудника и требований к документу могут использоваться разные варианты электронной подписи.

УКЭП «Госключа» предназначена, в частности, для руководителей организаций, водителей — индивидуальных предпринимателей и сотрудников, которым необходимо подписывать документы квалифицированной электронной подписью.

УНЭП «Госключа» может использоваться наемными водителями, механиками, кладовщиками и другими сотрудниками, которые работают преимущественно вне офиса и не имеют постоянного доступа к компьютеру.

Таким образом, мобильная подпись позволяет распределить работу с электронными документами между разными сотрудниками компании без необходимости предоставлять каждому из них полноценное рабочее место с компьютером.

Почему это важно после перехода на обязательные ЭПД

С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы применяются в обязательном порядке участниками перевозочного процесса в предусмотренных законодательством случаях. К ним относятся грузоотправители, перевозчики, грузополучатели и экспедиторы.

Оборот документов централизован через Государственную информационную систему электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД.

Для бизнеса это означает переход от привычной работы с бумажными документами к цифровому взаимодействию на всех основных этапах перевозки.

Водитель, например, может находиться непосредственно в рейсе, тогда как формирование документа выполняется в информационной системе компании. Возможность подписать ЭПД через мобильное устройство сокращает зависимость от офисной инфраструктуры и позволяет быстрее завершить необходимую операцию.

Электронный документ становится частью единой цифровой цепочки

ГИС ЭПД предназначена для централизованного обмена электронными перевозочными документами и предоставления информации из реестра ЭПД уполномоченным государственным органам. Техническая инфраструктура предусматривает работу с электронными документами, подписанными различными видами электронной подписи.

Поэтому для перевозчиков задача заключается уже не просто в том, чтобы отказаться от бумаги. Необходимо организовать полноценный цифровой процесс: сформировать документ, передать его в информационную систему, обеспечить подписание всеми необходимыми участниками и корректно сохранить данные.

Чем больше перевозок выполняет компания, тем существеннее становится значение автоматизации.

Ручная обработка ЭПД увеличивает нагрузку на сотрудников

Если транспортная компания оформляет документы вручную, сотрудникам приходится постоянно контролировать большое количество операций: создание ЭПД, проверку реквизитов, передачу документов, получение подписей и отслеживание статусов.

При значительном количестве рейсов такой подход увеличивает вероятность технических ошибок.

Например, в документ может попасть некорректный реквизит автомобиля, информация о контрагенте или данные перевозки. Если ошибка обнаруживается уже после формирования документа, сотрудникам приходится тратить дополнительное время на исправление.

Интеграция учетной системы с сервисами электронного документооборота позволяет перенести значительную часть рутинной работы в автоматизированный контур.

Как автоматизация АСП помогает перевозчикам

Для компаний, которые переходят на обязательный электронный формат перевозочных документов, актуальна интеграция внутренних учетных систем с ГИС ЭПД и операторами электронных перевозочных документов.

ИТ-Решения АСП для автоматизации документооборота могут использоваться для интеграции бизнес-систем предприятия с цифровыми сервисами. В частности, АСП.ЭДО ориентирован на автоматизацию электронного документооборота и интеграцию с информационными системами, включая работу с ГИС ЭПД.

Автоматизация позволяет выстроить процесс таким образом, чтобы данные о перевозке формировались на основе информации учетной системы, а не переносились сотрудником вручную из одного сервиса в другой.

При использовании мобильной подписи отдельным этапом становится подписание документа непосредственно сотрудником с телефона.

«Госключ» особенно актуален для мобильных сотрудников

Одним из главных преимуществ мобильного подписания является возможность перенести часть документооборота непосредственно к сотруднику, который находится на маршруте.

Для водителя это означает, что ему не обязательно возвращаться в офис или искать компьютер для выполнения операции с электронным документом. При наличии необходимых условий он может использовать смартфон для подписания ЭПД.

Аналогичный принцип может применяться к другим сотрудникам, работающим непосредственно на складе или транспортном объекте.

Это особенно актуально для крупных логистических компаний, где значительная часть персонала постоянно находится вне офиса.

Что необходимо проверить компаниям

Переход на электронные перевозочные документы требует от бизнеса не только выбора способа подписания.

Компаниям необходимо определить, какой оператор информационной системы ЭПД используется, поддерживает ли он интеграцию с «Госключом», какие виды электронной подписи необходимы конкретным сотрудникам и каким образом ЭПД будут формироваться из внутренних учетных систем.

Отдельное внимание стоит уделить мобильным сотрудникам. Если водитель или другой работник должен подписывать документы непосредственно во время выполнения своих обязанностей, важно заранее проверить техническую готовность смартфона, доступ к необходимым приложениям и корректность учетных данных.

Для предприятий с большим объемом перевозок целесообразно также автоматизировать формирование документов и передачу данных оператору.

От бумажных документов — к автоматизированному перевозочному процессу

Возможность подписывать ЭПД через «Госключ» решает одну из практических задач цифровизации перевозок — предоставляет мобильный способ юридически значимого подписания документов.

Однако сама электронная подпись является только частью процесса. Чтобы переход на ЭПД действительно сокращал административную нагрузку, компаниям необходимо автоматизировать весь цикл работы с перевозочной документацией.

Интеграция учетных систем с ЭДО и ГИС ЭПД позволяет сократить ручной ввод данных, ускорить формирование документов и повысить контроль за их статусами.

В результате «Госключ» может стать удобным инструментом для сотрудников, которые подписывают документы в пути, а автоматизация АСП — основой для организации самого цифрового документооборота внутри предприятия.

Переход на обязательные ЭПД фактически формирует новый стандарт работы транспортного бизнеса: перевозка, документы, электронная подпись и передача информации государству объединяются в единую цифровую цепочку.

С уважением к Вашему делу, Ника Виноградова

Источник: Retail.ru