ЭТрН после 1 сентября: первые сложности обязательного транспортного ЭДО

Переход к электронному формату готовился несколько лет: ГИС ЭПД работает с 2022 года, а объем электронных перевозочных документов в системе к началу 2026 года превысил 30 млн. Однако переход от добровольного использования к обязательному режиму закономерно выявляет практические проблемы, которые не всегда очевидны на этапе подключения к системе.

С 1 сентября 2026 года в России начал действовать обязательный электронный формат для ряда перевозочных и экспедиторских документов. Изменения предусмотрены Федеральным законом от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ. В установленном законом перечне — электронные транспортные накладные при автомобильных перевозках, заказы и заявки на перевозку, отдельные железнодорожные и авиационные накладные, а также экспедиторские документы.

Для компаний важен уже не сам факт наличия ЭТрН, а способность обеспечить непрерывную цепочку: формирование документа → передача → подписание всеми необходимыми участниками → изменение статусов → завершение перевозки → хранение документа.

ЭТрН стала обязательной, но процесс остается многосторонним

Электронная транспортная накладная отличается от обычного внутреннего документа компании тем, что в ее оформлении участвуют несколько сторон. В зависимости от конкретной перевозки это грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель, экспедитор и другие участники.

При этом подключение непосредственно к ГИС ЭПД для бизнеса не предусмотрено. Обмен осуществляется через аккредитованных операторов информационных систем электронных перевозочных документов, которые передают сведения в государственную систему.

Именно поэтому техническая готовность одной организации еще не гарантирует бесперебойного прохождения документа по всей цепочке.

Например, грузоотправитель сформировал ЭТрН и передал ее перевозчику. Однако перевозчик может своевременно не подписать документ. В результате отправитель видит незавершенный документооборот, хотя со своей стороны выполнил необходимые действия.

Для компаний с большим количеством ежедневных перевозок подобные ситуации быстро превращаются в отдельную административную задачу.

Неподписанные ЭТрН требуют постоянного контроля

Одним из наиболее очевидных последствий перехода на обязательный электронный формат становится необходимость контролировать документы не только на этапе создания, но и после их отправки.

Если ЭТрН остается без подписи одного из участников, сотруднику необходимо установить:

• кто должен выполнить следующее действие;
• когда документ был передан;
• какой статус имеет ЭТрН;
• действительно ли документ поступил контрагенту;
• есть ли техническая проблема или документ просто не обработан;
• требуется ли дополнительное обращение к перевозчику или грузополучателю.

При небольшом количестве перевозок подобный контроль можно выполнять вручную. Но при сотнях и тысячах документов такой подход становится источником дополнительных трудозатрат и риска пропустить проблемную ЭТрН.

Поэтому при переходе на обязательный транспортный ЭДО бизнесу целесообразно заранее предусмотреть автоматический контроль статусов и отдельную обработку документов, по которым нарушаются ожидаемые сроки прохождения.

Статус документа не всегда дает сотруднику полную картину

Еще одна практическая проблема — необходимость корректно интерпретировать статусы электронных документов.

Для логиста недостаточно знать, что документ существует в системе. Важно понимать, на каком именно этапе находится перевозка и какое действие требуется от конкретного участника.

Если информация обновляется с задержкой, сотрудник может столкнуться с неопределенностью: документ уже обработан, но интерфейс еще показывает прежний статус, либо действительно требуется вмешательство со стороны контрагента.

Для бизнеса это означает дополнительную нагрузку на сотрудников, которым приходится сопоставлять информацию из разных источников.

Автоматизация здесь становится не просто способом ускорить создание документов, а инструментом оперативного контроля всего документооборота.

Роуминг должен упростить взаимодействие между операторами

Минтранс указывает, что участники перевозки могут работать через разных операторов ИС ЭПД. Для этого предусмотрен роуминг: грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель могут использовать разные операторские системы и обмениваться электронными перевозочными документами.

На практике именно межоператорское взаимодействие становится одним из критически важных элементов новой инфраструктуры.

Если данные между системами передаются с задержкой или отдельные этапы требуют дополнительной ручной обработки, первоначальная экономия от перехода с бумаги на электронный документооборот уменьшается. Поэтому компаниям важно оценивать не только собственный сервис ЭДО, но и весь маршрут движения документа между участниками перевозки.

Дополнительные сведения: единый документ или набор требований от разных компаний?

Отдельный вопрос связан с данными, которые крупные заказчики и грузополучатели хотят получать вместе с перевозочными документами.

Базовые форматы электронных документов унифицированы, однако конкретные бизнес-процессы компаний могут требовать дополнительной информации.

В результате один контрагент может использовать определенный набор реквизитов, другой — требовать дополнительные сведения, а третий выстраивать собственный внутренний регламент обработки ЭТрН.

Для интеграционных проектов это создает дополнительную нагрузку.

Оптимальная архитектура должна разделять обязательные сведения ЭТрН и дополнительные данные, необходимые конкретной компании для внутренних процессов. Чем меньше ручного переноса информации между системами, тем ниже вероятность технических и человеческих ошибок.

Что делать при техническом сбое?

После перехода на обязательный электронный формат особенно важным становится вопрос документального подтверждения технических проблем.

Законодательство предусматривает отдельные ситуации, когда допускается использование бумажного оформления. Минтранс, например, указывает на возможность бумажного оформления в случаях отсутствия технической возможности для отправки или приема соответствующего электронного документа, когда это предусмотрено правилами.

Однако для бизнеса принципиально важно не просто обнаружить сбой, а иметь понятный алгоритм действий:

1. зафиксировать время возникновения проблемы;
2. определить, на каком участке возник сбой;
3. проверить доступность используемого оператора;
4. определить, распространяется ли проблема на конкретного участника или систему в целом;
5. сохранить подтверждающие сведения;
6. выполнить предусмотренный законодательством порядок оформления документов.

Поэтому компаниям стоит заранее разработать внутренний регламент действий при недоступности ЭДО, оператора или информационных систем.

Почему ручной контроль становится слабым местом

Самая очевидная ошибка при переходе на ЭТрН — воспринимать электронный документооборот как простую замену бумажной накладной.

На самом деле цифровой документ становится частью информационной системы предприятия.

Данные для ЭТрН могут поступать из учетной системы, системы управления складом, транспортного модуля или других программ. После формирования документ должен попасть оператору, пройти необходимые этапы подписания и завершить свой маршрут.

Если на каждом шаге сотрудник вручную переносит сведения, проверяет документы и отслеживает статусы, автоматизация получается лишь формальной.

Для компаний с большим объемом перевозок гораздо эффективнее построить интеграционный процесс, при котором исходные сведения используются повторно и не вводятся сотрудниками несколько раз.

АСП.ЭПД: интеграция учетной системы с ГИС ЭПД

Для компаний, которым необходимо связать электронные перевозочные документы непосредственно в существующую информационную архитектуру предприятия, АО «АСП» предлагает АСП.ЭПД — интеграционное решение для связи учетных систем с ГИС ЭПД.

В отличие от подхода, при котором сотрудник работает с электронными документами в нескольких отдельных интерфейсах, интеграционная модель позволяет использовать данные, уже сформированные в учетной системе предприятия. Это особенно важно для дистрибьюторов, производителей, торговых и логистических компаний, где ежедневно оформляются десятки, сотни и тысячи перевозок.

АСП.ЭПД: новый модуль АО АСП для интеграции любых учетных систем с операторами ГИС ЭПД для формирования и отправки грузоперевозочных документов.

В портфеле интеграционных решений АО АСП появился новый модуль «АСП.ЭПД» — интеграционное решение для автоматизации работы с электронными перевозочными документами и интеграции любых учетных систем с Государственной информационной системой электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

Особенно актуальна такая интеграция для бизнеса, где ЭПД необходимо связать с другими процессами: отгрузкой товара, складским учетом, логистикой, маркировкой и отраслевыми государственными информационными системами.

При выборе интеграционного решения компании стоит заранее определить, какие данные должны передаваться между системами, какие действия выполняются автоматически, какие статусы необходимо контролировать и каким образом обрабатываются ошибки или возвращенные документы.

АСП.ЭПД позволяет рассматривать ЭПД не как отдельный электронный документ, а как часть единого бизнес-процесса предприятия.

Это особенно важно в условиях обязательного электронного документооборота: чем больше операций выполняется автоматически на основании уже имеющихся данных, тем меньше ручной работы остается у логистов, бухгалтеров и других сотрудников.

Такой подход дополняет возможности АСП.ЭДО, о котором говорится выше: если задача заключается в автоматизации электронного документооборота и обмена документами, то АСП.ЭПД ориентирован на интеграцию учетной системы предприятия с контуром ГИС ЭПД и встраивание ЭПД в существующие информационные процессы.

Важно: подключение бизнеса к самой ГИС ЭПД напрямую не осуществляется — обмен с государственной системой организуется через операторов информационных систем электронных перевозочных документов. Поэтому при проектировании интеграции необходимо учитывать не только учетную систему предприятия, но и используемого оператора ЭПД.

АСП.ЭДО: автоматизация электронного документооборота

Одним из решений для автоматизации ЭДО является АСП.ЭДО — ит продукт АО «АСП», предназначенный для интеграции учетных систем предприятия с электронным документооборотом.

Интеграционное решение позволяет автоматизировать подготовку электронных документов на основании данных учетной системы. АСП указывает возможность интеграции с различными учетными системами и работу с несколькими операторами ЭДО.

Для бизнеса принципиален сам интеграционный подход: сведения, которые уже существуют в учетной системе, не требуется повторно вводить вручную в другом интерфейсе. Это особенно актуально при большом количестве отгрузок и перевозок, когда ручное заполнение документов становится одним из главных источников ошибок.

ЭТрН и другие государственные информационные системы

Для ряда отраслей транспортный ЭДО не существует изолированно. Например, предприятия АПК могут одновременно работать с ФГИС «Зерно», системой маркировки «Честный ЗНАК», ветеринарной системой «Меркурий», учетными решениями и ЭДО.

В таком случае возникает задача согласования информации между несколькими цифровыми контурами.

Для зернового бизнеса это особенно заметно: ФГИС «Зерно» отвечает за прослеживаемость операций с зерном, а ГИС ЭПД — за электронные перевозочные документы. Эти системы выполняют разные функции, поэтому переход на ЭТрН не отменяет работу с ФГИС «Зерно».

В подобных сценариях интеграционные решения позволяют уменьшить количество ручных операций и связать данные разных этапов одной хозяйственной операции.

Обязательный ЭДО — это переход от документов к цифровому процессу

Первые дни обязательной работы с ЭТрН показывают важный момент: цифровизация перевозок не заканчивается подключением к оператору.

Государство сформировало инфраструктуру ГИС ЭПД, установило электронные форматы и правила информационного обмена. Минтранс также подчеркивает, что операторы должны обеспечивать роуминговое взаимодействие между участниками, работающими через разные системы.

Теперь основная задача бизнеса — встроить этот механизм в собственные процессы.

Если сотрудникам приходится ежедневно искать неподписанные ЭТрН, вручную переносить сведения между программами, проверять несколько интерфейсов и выяснять причины задержек, то электронный документооборот остается лишь частично автоматизированным.

Использование интеграционных решений, таких как АСП.ЭПД и АСП.ЭДО, позволяет перенести акцент с ручной работы с документами на автоматизированный обмен данными. Для компаний с большим документооборотом это становится одним из ключевых условий эффективного перехода на обязательный транспортный ЭДО.

При этом до 1 марта 2027 года действует установленный Минтрансом нештрафуемый период для адаптации участников к новым требованиям. Это время целесообразно использовать не для сохранения ручных обходных процессов, а для полноценной настройки интеграций, проверки взаимодействия с контрагентами и формирования устойчивого цифрового маршрута документов.

С уважением к Вашему делу, Ника Виноградова

Источник: Retail.ru