Минтранс о порядке оформления ЭПД при отсутствии интернета и технических сбоях

Минтранс предусмотрел отдельные варинаты для ситуаций, когда связь недоступна непосредственно в месте перевозки, а также когда неполадки возникают в государственной информационной системе электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) или у оператора электронного документооборота.

Изменения имеют практическое значение для грузоотправителей, перевозчиков, грузополучателей и экспедиторов, которым необходимо обеспечить оформление документов при возникновении технических проблем.

Переход на обязательный электронный документооборот

С 1 сентября 2026 года участники перевозок перешли на обязательное применение электронных перевозочных документов в предусмотренных законодательством случаях. Основанием для изменений стал Федеральный закон от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ.

Сформированные электронные перевозочные документы передаются в ГИС ЭПД через операторов информационных систем электронных перевозочных документов. Такая схема обеспечивает централизованную передачу сведений и их доступность для участников перевозки и уполномоченных государственных органов.

Однако работа электронного документооборота зависит от доступности интернет-соединения, программного обеспечения операторов и государственной инфраструктуры. Поэтому Минтранс предусмотрел порядок действий при внештатных ситуациях, чтобы технические проблемы не приводили к полной остановке перевозочного процесса.

Что делать, если на месте перевозки нет интернета

Если интернет недоступен в месте погрузки, на складе или в пути, участнику перевозки необходимо зафиксировать обстоятельства, препятствующие оформлению электронного документа.

Для этого составляется акт, в котором указываются дата, время и место возникновения проблемы. Также следует описать характер неисправности: например, отсутствие мобильного сигнала, невозможность открыть необходимый сервис или передать электронный документ. В акте отражаются предпринятые действия по восстановлению связи.

Документ должны подписать присутствующие участники ситуации, например водитель, представитель склада и грузоотправитель. Если представитель одной из сторон отсутствует, это необходимо отметить в акте, указав, каким способом контрагент был уведомлён о возникших обстоятельствах.

Следующий этап — обращение к оператору ЭДО, через которого документы передаются в ГИС ЭПД. В заявке необходимо сообщить о невозможности оформить электронный перевозочный документ из-за отсутствия интернета.

Оператор должен подтвердить соответствующие обстоятельства, в частности посредством обращения к оператору связи либо проверки информации о включении населённого пункта в утверждённый перечень местностей, где отсутствует доступ к интернету.

После подтверждения отсутствия связи оператор разъясняет участнику перевозки возможность оформления документа на бумаге в соответствии с предусмотренным регламентом.

Бумажный документ оформляется и подписывается собственноручно, после чего передаётся водителю. При проверке водитель может предъявить его сотрудникам Госавтоинспекции или Ространснадзора и пояснить причину оформления документа на бумажном носителе.

Такой порядок позволяет подтвердить обстоятельства перевозки при отсутствии связи. При этом важно соблюдать установленную процедуру: сам факт отсутствия интернета не следует автоматически считать достаточным основанием для произвольного перехода на бумажный документооборот.

Нужно ли переводить бумажные документы в электронный формат после восстановления связи

Восстановление интернет-соединения не означает, что перевозочные документы, правомерно оформленные на бумаге в период отсутствия связи, необходимо повторно создавать в электронном виде.

Согласно описанному порядку, такие документы сохраняют значение для подтверждения перевозки, а дублировать их электронными версиями не требуется.

После восстановления доступа к интернету участники должны вернуться к оформлению электронных перевозочных документов в обычном порядке, кроме случаев, когда законодательство прямо допускает использование бумаги.

Для бизнеса это означает необходимость разграничивать документы, которые были правомерно оформлены на бумаге из-за отсутствия связи, и электронные документы, которые уже были созданы, но не успели передаться в государственную систему.

Если электронные документы сформированы, но их отправка была отложена из-за проблем с интернетом, оператор ЭДО должен обеспечить передачу накопленных документов в ГИС ЭПД после восстановления связи.

Как действовать при техническом сбое в ГИС ЭПД

Иной порядок предусмотрен для ситуации, когда интернет работает, но технические неполадки возникли непосредственно в ГИС ЭПД.

В этом случае участники перевозки продолжают формировать документы в электронной форме по установленным правилам. Однако на период сбоя передача документов в государственную систему может быть временно приостановлена.

Согласно описанному регламенту, Минтранс должен устранить технические неполадки в ГИС ЭПД в течение двух часов и уведомить участников перевозок и контролирующие органы о возникшей нештатной ситуации.

Пока система восстанавливается, водитель вправе предъявить электронный перевозочный документ в виде QR-кода из мобильного приложения, интегрированного с ГИС ЭПД, либо предоставить распечатанный документ со штампом электронной подписи. Отсутствие регистрации документа в ГИС ЭПД в период официально зафиксированного сбоя само по себе не должно рассматриваться как нарушение при соблюдении предусмотренного порядка.

После устранения неполадок операторы ЭДО должны передать в государственную систему все электронные документы, накопленные за время сбоя.

Что происходит при сбое у оператора ЭДО

Отдельный сценарий предусмотрен для технических проблем на стороне оператора электронного документооборота.

В такой ситуации оператор должен устранить неисправность в течение двух часов и направить контролирующим органам извещение о возникшей нештатной ситуации.

Участники перевозки могут запросить у оператора справку в свободной форме, подтверждающую факт технических неполадок. Такой документ служит основанием для освобождения компании от ответственности за несвоевременную передачу уже сформированного электронного перевозочного документа в ГИС ЭПД в предусмотренных регламентом случаях.

Для бизнеса это важный механизм документального подтверждения обстоятельств, которые не зависят непосредственно от грузоотправителя, перевозчика или получателя груза.

Какие действия стоит предусмотреть компаниям

Чтобы снизить риски при оформлении перевозок, компаниям рекомендуется заранее определить внутренний порядок действий при технических сбоях.

В частности, целесообразно:

• определить ответственных сотрудников за взаимодействие с оператором ЭДО;
• обеспечить возможность фиксации даты, времени и места отсутствия интернет-соединения;
• хранить подтверждения обращений к оператору связи и оператору ЭДО;
• установить порядок получения справок о технических неполадках;
• контролировать передачу электронных документов в ГИС ЭПД после восстановления системы;
• обучить водителей действиям при проверке документов в период официально зафиксированного сбоя.

Как это влияет на работу бизнеса

Регламент Минтранса предусматривает разные механизмы для двух основных ситуаций: отсутствия интернета непосредственно в месте перевозки и технических сбоев в ГИС ЭПД либо у оператора электронного документооборота.

При отсутствии связи предусмотрена процедура подтверждения обстоятельств и оформления бумажного документа в установленном порядке. При сбое государственной системы или оператора основной подход заключается в продолжении электронного оформления, фиксации технической проблемы и последующей передаче накопленных документов.

Для компаний это означает, что готовность к внештатным ситуациям становится частью организации электронного документооборота. Важно не только использовать электронные перевозочные документы в повседневной работе, но и иметь понятный алгоритм действий на случай, если передать сведения в государственную систему временно невозможно.

Чем лучше компания документирует сбои и контролирует восстановление обмена данными, тем ниже риск потери информации, задержек в оформлении перевозок и споров с контрагентами.

АСП.ЭДО и АСП.ЭПД: цифровые инструменты для работы с документами

Переход на электронные перевозочные документы требует от участников логистической цепочки не только соблюдения нормативных требований, но и организации стабильного электронного документооборота.

АСП.ЭДО и АСП.ЭПД — ит-решения компании-интегратора АО АСП, связанные с электронным документооборотом и электронными перевозочными документами. Интеграционные модули актуальны для грузоотправителей, перевозчиков, экспедиторов и грузополучателей, которым необходимо адаптировать рабочие процессы к новым правилам.

При выборе и внедрении таких инструментов компаниям важно заранее уточнить порядок взаимодействия с оператором информационной системы, доступные интеграции, требования к электронной подписи и действия при временном отсутствии связи или технических сбоях.

При этом использование электронного документооборота не отменяет необходимости соблюдать установленный порядок действий в нештатных ситуациях. Если возникают проблемы с интернетом, ГИС ЭПД или оператором ЭДО, участникам перевозки следует руководствоваться действующими нормативными требованиями и официальными разъяснениями Минтранса.

С уважением к Вашему делу, Ника Виноградова

Источник: Retail.ru