Электронный документооборот: какие изменения ожидаются до 2024 года и как подготовиться

В конце 2024 года Федеральная налоговая служба России планирует перевести 95% счетов-фактур и 70% товарных и транспортных накладных в электронную форму.

Это означает, что в ближайшие годы большинству предпринимателей придется освоить электронный документооборот (ЭДО). Основная цель этого перехода заключается в экономии времени и средств как для предпринимателей, так и для государственных органов.

Согласно данным ФНС, бумажный документооборот в России в год обходится примерно в 3,5 триллиона рублей. Каждая компания и ИП тратят до 65 часов в месяц на создание, хранение и обработку бумажных документов, что составляет примерно семь рабочих дней. Внедрение ЭДО должно сократить расходы на бумагу, печать и доставку, а также уменьшить время работы с документами на 80%.

Для постепенного перехода предпринимателей на электронный документооборот, ФНС совместно с бизнес-сообществом разработала Концепцию развития ЭДО в хозяйственной деятельности. Этот документ описывает направления развития и изменения в ЭДО до 2024 года, а также цели, которые налоговая служба намерена достичь. Согласно этой концепции, количество электронных документов, которыми компании и ИП обмениваются, должно увеличиваться на 20% ежегодно с 2022 года. Кроме того, объем документов, которые необходимо представлять на бумаге для проверки контролирующими органами, должен сокращаться не менее чем на 10% в год с 2023 года. А к концу 2024 года планируется, чтобы 95% счетов-фактур и 70% товарных и транспортных накладных передавались в электронной форме.

Одно из важных изменений, которые планируются в ЭДО до 2024 года, – это введение новых форматов электронных документов. В настоящее время предприниматели в основном используют электронные счета-фактуры и первичные учетные документы. Однако ФНС намерена разработать больше форматов, чтобы и другие виды электронных документов имели юридическую силу. Кроме того, предприниматели смогут вести внутренние документы компании в электронном виде и не дублировать их на бумаге.

Важным шагом для упрощения процесса подписания электронных документов является улучшение работы с электронной подписью. Предприниматели смогут получать квалифицированную электронную подпись (КЭП) бесплатно, совершать подпись онлайн с любого устройства и выдавать доверенность сотрудникам на подписание документов от имени компании.

Планируется разработка единых правил обмена электронными документами, определяющих, как выставлять счета-фактуры и отправлять транспортные накладные. Некоторые виды документов предприниматели смогут отправлять по электронной почте, а не обязательно через оператора ЭДО.

Кроме того, налоговая служба предполагает, что количество обязательных отчетов сократится, поскольку операторы ЭДО или другие организации будут хранить электронные документы и обеспечивать быстрый доступ к ним.

Предприниматели из России также смогут обмениваться электронными документами с иностранными партнерами, начиная с стран Евразийского экономического союза.

Для подготовки к переходу на ЭДО предпринимателям рекомендуется подключиться к системе ЭДО, наладить работу с поставщиками и обучить сотрудников. Это поможет предприятиям сэкономить время и деньги, а также гарантировать их законную работу в новых условиях электронного документооборота.