Более половины перевозчиков не готовы к обязательному ЭДО.

С 1 сентября 2026 года в России начинается обязательный переход на электронные перевозочные документы. Однако значительная часть участников рынка к новому порядку пока не готова.

Согласно совместному исследованию ГК «Деловые Линии» и «Ренессанс страхование», полностью подготовились к переходу на электронный документооборот только около 40% опрошенных перевозчиков и экспедиторов. При этом 7% компаний практически не приступали к внедрению новых требований. В исследовании приняли участие представители отрасли из более чем 15 российских регионов.

Результаты опроса показывают, что проблема заключается не только в подключении к цифровым сервисам. Участникам рынка предстоит перестроить взаимодействие между грузоотправителями, перевозчиками, экспедиторами и грузополучателями, обеспечить сотрудников электронной подписью и настроить обмен документами.

С 1 сентября перевозочные документы переходят в электронный формат

Обязательный переход установлен Федеральным законом от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ.

С 1 сентября 2026 года в электронном виде должны оформляться предусмотренные законодательством перевозочные и экспедиторские документы. Для автомобильных грузоперевозок речь идет, в частности, о транспортной накладной и заказе или заявке на перевозку. Новые требования также затрагивают железнодорожные и авиационные перевозки и отдельные экспедиторские документы.

При этом участникам рынка не требуется самостоятельно подключаться непосредственно к ГИС ЭПД. Обмен осуществляется через аккредитованных операторов информационных систем электронных перевозочных документов, которые передают сведения в государственную систему. Таким образом, переход на ЭДО — это не просто замена бумажной накладной электронным файлом. Компания должна организовать полноценный цифровой процесс оформления, подписания и передачи документов.

Почему бизнес не успевает подготовиться

Исследование «Деловых Линий» и «Ренессанс страхования» показало, что участники рынка опасаются прежде всего не самой цифровизации, а надежности инфраструктуры, необходимой для работы с электронными документами.

Наиболее часто перевозчики называли следующие потенциальные проблемы:

перебои с интернет-связью на маршрутах в отдаленных регионах — 33%;
нехватка водителей, подготовленных к работе с электронными документами, — 32%;
технические сбои у операторов, через платформы которых оформляются электронные накладные, — 30%.

Среди необходимых мер поддержки участники исследования чаще всего называли повышение надежности цифровых платформ — 29% ответов — и массовое обучение водителей и диспетчеров — 26%. Это означает, что даже компания, которая уже выбрала оператора ЭДО, может столкнуться с проблемами на практике, если сотрудники не знают порядок работы с электронными документами или процессы внутри организации не были протестированы заранее.

«ГосЛог» пока знают не все перевозчики

Отдельная проблема связана с регистрацией участников транспортно-экспедиционной деятельности.

По данным исследования, 22% опрошенных перевозчиков не знают о государственной системе учета грузоперевозок «ГосЛог». При этом заказчики регулярно запрашивают подтверждение регистрации контрагента в этой системе только в 9% случаев.

Такая ситуация показывает, что цифровизация транспортного рынка пока развивается неравномерно. Одни компании уже перестраивают внутренние процессы и готовят сотрудников, другие только начинают разбираться с новыми требованиями.

Для крупного бизнеса это создает дополнительную задачу: необходимо учитывать готовность не только собственной организации, но и партнеров по цепочке поставок.

Кто должен оплачивать переход на ЭДО

Участники рынка пока не пришли к единому мнению и относительно расходов на цифровизацию.

32% опрошенных считают, что затраты должны взять на себя заказчики — грузовладельцы и грузоотправители.

Еще 32% считают, что расходы должны нести сами перевозчики.

26% выступают за распределение затрат между всеми участниками цепочки поставок.

Разногласия закономерны: электронный документооборот затрагивает сразу несколько сторон перевозки. Даже если перевозчик уже использует ЭДО, его контрагентам также необходимо иметь возможность получать, подписывать и передавать необходимые документы.

Электронная подпись и МЧД становятся частью транспортного процесса

Подготовка к ЭДО предполагает не только выбор оператора.

ФНС рекомендует определить сотрудников, которые будут работать с электронными документами, предоставить им необходимые права доступа и оформить электронные подписи. В предусмотренных случаях потребуется также машиночитаемая доверенность.

Особенно важно заранее определить порядок подписания документов. Если транспортная накладная проходит через несколько участников цепочки, задержка одного из них способна повлиять на весь процесс оформления и закрытия перевозки. Поэтому компании стоит протестировать не отдельную операцию, а полный сценарий: от создания документа до его подписания всеми необходимыми участниками.

ЭДО и маркировка: две цифровые задачи одного бизнеса

Для компаний, которые перевозят маркированную продукцию, переход на электронные перевозочные документы происходит параллельно с уже действующими требованиями системы «Честный знак».

В результате у предприятия появляется несколько взаимосвязанных цифровых контуров: учетная система, система маркировки, ЭДО и транспортные документы.

Ошибки при передаче информации могут возникать, если эти процессы организованы разрозненно.

Например, компания отгружает маркированную продукцию со склада. В учетной системе формируется реализация, сведения о маркированных товарах должны корректно отражаться в УПД, документ передается контрагенту через ЭДО, а сама перевозка оформляется соответствующими электронными транспортными документами. Чем больше ручных операций остается между этими этапами, тем выше вероятность расхождений.

Для компаний, которым необходимо автоматизировать работу с электронными документами и маркированной продукцией, может использоваться АСП.ЭДО.

ИТ-решение предназначено для интеграции учетной системы с ЭДО и формирования УПД с информацией о маркированном товаре в объемно-сортовом и помарочном учете. На сайте АО «АСП» также указана возможность интеграции со всеми операторами ЭДО.

Сценарий работы выглядит следующим образом: из учетной системы в АСП.ЭДО передается отгрузочный документ, после чего формируется электронный УПД. Его можно направить контрагенту через ЭДО либо сохранить файл для последующей загрузки в используемую систему документооборота.

Такой подход позволяет сократить количество ручных операций и выстроить более последовательный обмен данными между учетной системой и ЭДО.

Почему важна связка ЭДО со складским учетом

Для предприятий с большим объемом товаров одной автоматизации документооборота может быть недостаточно.

Еще на этапе приемки необходимо понимать, какой товар поступил на склад, в каком количестве, к какой партии он относится и куда впоследствии будет направлен. При работе с маркированной продукцией к этому добавляется контроль кодов маркировки. Поэтому цифровизация транспортного ЭДО логично связана с автоматизацией склада.

ИТ-Решения АО «АСП» предусматривают использование АСП.Склад WMS для управления складскими операциями и контроля движения товара. В связке с другими интеграционными решениями АСП это позволяет выстраивать единую цепочку от приемки продукции до ее дальнейшей отгрузки.

Для бизнеса, который одновременно работает с маркировкой, ЭДО и большим количеством складских операций, такой комплексный подход особенно актуален.

Что необходимо сделать перевозчикам до 1 сентября

Несмотря на то что ГИС ЭПД работает с 2022 года в добровольном режиме, переход с 1 сентября 2026 года является качественно новым этапом. Минтранс сообщает, что к системе уже подключены десятки тысяч организаций и оформлены десятки миллионов документов.

Тем компаниям, которые еще не завершили подготовку, стоит в первую очередь:

определить, какие перевозочные документы используются в работе;
выбрать аккредитованного оператора информационной системы ЭПД;
зарегистрировать необходимые учетные записи;
проверить готовность контрагентов;
оформить электронные подписи для сотрудников;
определить необходимость МЧД;
настроить обмен электронными документами;
обучить водителей, диспетчеров и других сотрудников;
протестировать полный цикл оформления перевозки;
предусмотреть порядок действий при технических сбоях и отсутствии связи.

Отдельно стоит проверить интеграцию ЭДО с учетной системой. Если документы приходится постоянно выгружать, преобразовывать и загружать вручную, переход на обязательный электронный документооборот может не дать ожидаемого эффекта от цифровизации.

Переходный период не отменяет необходимости подготовки

Минтранс ранее сообщал, что до 1 марта 2027 года при предъявлении бумажного документа вместо электронного в предусмотренных случаях инспекторы будут ограничиваться устным предупреждением. Одновременно ведомство продолжает работу над необходимыми изменениями и исключениями, при которых допускается использование бумажных документов.

Однако рассчитывать исключительно на переходный период бизнесу не стоит.

Электронные перевозочные документы постепенно становятся стандартной частью логистической цепочки. Поэтому компании, которые заранее автоматизируют обмен документами, подготовят сотрудников и проверят взаимодействие с контрагентами, смогут снизить вероятность сбоев после начала обязательного режима.

Главный риск — не сам ЭДО, а неподготовленный процесс

Результаты исследования «Деловых Линий» и «Ренессанс страхование» показывают, что основной проблемой остается не отсутствие интереса бизнеса к цифровизации, а недостаточная готовность инфраструктуры и персонала.

Только около 40% опрошенных компаний полностью готовы к переходу, тогда как 7% практически не приступали к внедрению.

При этом с 1 сентября электронный формат становится частью обязательного порядка оформления перевозочных документов.

Для бизнеса это означает необходимость смотреть на ЭДО шире, чем просто на электронную накладную. Важно обеспечить связность всех процессов: учет товара, склад, маркировку, формирование УПД, взаимодействие с оператором ЭДО и оформление перевозочных документов.

В такой модели АСП.ЭДО может стать одним из элементов цифрового контура предприятия, помогая автоматизировать обмен УПД и данными о маркированной продукции. А при необходимости комплексная автоматизация может дополняться решениями для маркировки и складского учета. Чем раньше компания проверит всю цепочку на практике, тем меньше вероятность, что первый обязательный день работы с электронными перевозочными документами превратится в испытание для бухгалтерии, логистов, склада и водителей.

С уважением к Вашему делу, Ника Виноградова

Источник: Retail.ru

Бизнесу осталось несколько дней на подготовку к ЭДО