О новых правилах обмена грузовыми накладными

Десять минут на всю логистику: как с 1 сентября заработает обязательный обмен электронными грузовыми накладными.

Правительство РФ утвердило правила обмена грузовыми накладными, сформированными в форме электронного документа. Соответствующее постановление от 21 апреля 2026 года № 446 официально опубликовано и вступает в силу вместе с нормами Федерального закона № 140-ФЗ, который внёс поправки в Воздушный кодекс и другие законодательные акты.

Что переводится в «цифру»

С сентября перевозочные документы для всех видов транспорта: автомобильного, воздушного и железнодорожного будут формироваться исключительно в электронном виде. Под обязательный переход попадают:

• транспортная накладная;

• заказ и заявка на перевозку грузов;

• экспедиторские документы: поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки;

• грузовая накладная для воздушных перевозок;

• транспортная железнодорожная накладная.

Обмен этими документами между участниками перевозки будет осуществляться через информационные системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД), операторами которых выступают аккредитованные компании — те же, что предоставляют услуги электронного документооборота.

Скорость: 10 минут на передачу в ГИС ЭПД

Правила устанавливают жесткие временные нормативы. Срок направления электронных грузовых накладных оператором ИС ЭПД в государственную информационную систему (ГИС ЭПД) не должен превышать 10 минут с момента получения файлов от участников информационного взаимодействия. Ответ от самой ГИС ЭПД должен приходить в течение 10 секунд.

Всё, что было подписано и отправлено, попадает в единую базу. Это делает перевозки прозрачными для контроля и исключает возможность «потерять» документ или задним числом изменить его содержание.

Что нельзя исправить: «закрытые» блоки документа

Новые правила разрешают вносить изменения в электронные грузовые накладные по инициативе участника перевозки. Но есть четыре блока информации, которые после подписания остаются неизменными :

1. сведения грузоотправителя о передаче груза перевозчику;

2. оговорки и замечания перевозчика при приёме груза;

3. сведения о приёме груза грузополучателем от перевозчика;

4. оговорки и замечания перевозчика при выдаче груза.

Состав этих сведений утверждён форматом электронной грузовой накладной, разработанным Федеральной налоговой службой. Если в процессе перевозки обнаружилась ошибка в этих блоках, исправить её задним числом не получится. Потребуется оформлять новый документ.

Что нужно успеть бизнесу до 1 сентября

Для перехода на электронные перевозочные документы участникам рынка необходимо выполнить три шага:

Первый шаг — получить сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП) на руководителя организации или индивидуального предпринимателя. Для сотрудников, которые будут подписывать документы, потребуется также оформить машиночитаемую доверенность (МЧД). Альтернативный вариант — использовать усиленную неквалифицированную подпись через приложение «Госключ».

Второй шаг — подключиться к одному из аккредитованных операторов ИС ЭПД. Именно они обеспечивают техническую передачу документов между участниками перевозки и в ГИС ЭПД. Актуальный перечень операторов опубликован на сайте Минтранса России.

Третий шаг — предоставить доступ к сервису для сотрудников, назначить администратора и, при необходимости, подключить водителей, которые будут предъявлять документы при перевозке. Предъявление накладной будет осуществляться путём визуализации данных на экране планшета или смартфона через специальное программное обеспечение, интегрированное с системой.

Как следует из пояснений к Федеральному закону № 140-ФЗ, новые требования призваны устранить пробелы в правовом регулировании сферы грузовых перевозок, которые способствуют бесконтрольному перемещению грузов, в том числе ввезённых из недружественных стран.

Создание единой государственной информационной системы электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) и обязательный перевод всех накладных в цифру позволяют контролирующим органам — МВД, Минтрансу, ФНС и Ространснадзору — видеть каждую перевозку в режиме, близком к реальному времени. Это упрощает выявление нарушений, снижает нагрузку на добросовестный бизнес и создаёт равные условия для всех участников рынка.

С 1 сентября 2026 года бумажных грузовых накладных больше не будет. Опоздал на 10 минут с передачей документа в ГИС ЭПД — считай, нарушил регламент. Ошибся в критическом блоке — исправляй новым документом, старый останется в системе как есть. Цифровизация перевозок завершается, и у бизнеса осталось чуть больше четырёх месяцев, чтобы подготовиться к работе по новым правилам. Ключевое слово — «подготовиться». Операторы ИС ЭПД уже работают, сертификаты подписей можно оформить заранее, а сама система начнёт принимать документы 1 сентября.