С 1 сентября 2026 года для участников коммерческих автомобильных перевозок действует обязательный электронный формат транспортных документов. На практике у бизнеса возник вопрос: распространяется ли обязанность оформлять электронную транспортную накладную (ЭТрН) на перевозки автомобилями с технически допустимой максимальной массой не более 3,5 тонны?

Минтранс России дал однозначное разъяснение: да, ЭТрН необходимо оформлять и при использовании транспорта массой до 3,5 тонны, если перевозка осуществляется на основании договора перевозки груза.

Почему возник вопрос о машинах до 3,5 тонны

Поводом для разночтений стали нормы Федерального закона от 29.12.2025 № 520-ФЗ. Закон устанавливает требования к допуску к оказанию услуг по перевозке грузов автомобильным транспортом.

При этом его положения о необходимости такого допуска не распространяются на транспортные средства с технически допустимой максимальной массой не более 3,5 тонны.

Однако Минтранс отдельно подчеркнул: это исключение касается допуска к оказанию услуг по грузоперевозкам, а не оформления транспортной накладной. Поэтому связывать освобождение от допуска с освобождением от ЭТрН неправильно.

Когда для автомобиля до 3,5 тонны нужна ЭТрН

Ключевым является не тоннаж автомобиля, а характер перевозки.

Если компания или индивидуальный предприниматель заключает договор перевозки груза с перевозчиком, заключение такого договора с 1 сентября 2026 года подтверждается электронной транспортной накладной.

Минтранс прямо указывает, что если иное не предусмотрено договором перевозки, транспортную накладную составляет грузоотправитель.

Таким образом, схема выглядит следующим образом:

грузоотправитель → заключает договор перевозки → перевозчик → оформляется ЭТрН → сведения направляются в ГИС ЭПД.

И не имеет значения, используется для перевозки грузовой автомобиль массой 10 тонн или транспортное средство, чья технически допустимая максимальная масса составляет 3,5 тонны или меньше.

Что изменилось с 1 сентября 2026 года

Обязательный переход на электронные перевозочные документы установлен Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ.

С указанной даты в электронном виде оформляются, в частности, транспортная накладная, заказ и заявка при автомобильных перевозках. Электронные документы направляются через оператора информационной системы электронных перевозочных документов в ГИС ЭПД.

При этом законодательство предусматривает отдельные случаи, когда допускается использование бумажных документов. Поэтому правило об обязательности ЭПД следует применять с учетом предусмотренных исключений.

Перевозка собственного груза — отдельный случай

Есть важное исключение, которое также может вызывать вопросы у бизнеса.

Если организация перевозит собственный груз собственным транспортом и при этом договор перевозки груза не заключается, транспортная накладная не требуется. Минтранс связывает это с тем, что договор перевозки в такой ситуации не возникает: организация одновременно выступает и владельцем груза, и использует собственный транспорт.

Иными словами, само по себе перемещение товара на автомобиле до 3,5 тонны еще не означает автоматическую необходимость оформления ЭТрН. Важно определить, есть ли договор перевозки и привлекается ли сторонний перевозчик.

Почему бизнесу важно правильно разделять эти требования

Разъяснение Минтранса снимает распространенную ошибку: ограничение по массе автомобиля нельзя использовать как основание для отказа от ЭТрН.

Компания может не подпадать под требования о допуске к оказанию услуг по перевозке из-за использования автомобиля до 3,5 тонны, но при заключении договора перевозки все равно должна соблюдать правила оформления транспортной накладной.

Поэтому при настройке документооборота организациям необходимо отдельно учитывать:

массу используемого транспортного средства;
кто является владельцем автомобиля;
является ли перевозка собственной или коммерческой;
заключен ли договор перевозки;
кто выступает грузоотправителем и перевозчиком;
относится ли конкретная ситуация к предусмотренным законодательством исключениям;
каким образом ЭТрН передается в ГИС ЭПД.

Электронная накладная становится частью цифровой логистики

Переход на ЭПД означает, что участникам перевозок недостаточно просто отказаться от бумажной накладной. Необходимо обеспечить формирование электронного документа, его подписание и передачу через соответствующую информационную систему.

ГИС ЭПД функционирует с 2022 года, а с 1 сентября 2026 года использование электронных перевозочных документов стало обязательным для предусмотренных законом категорий перевозок. Система аккумулирует электронные перевозочные документы и сведения из них и предоставляет их государственным органам.

Для компаний, которые регулярно отправляют товары покупателям с привлечением сторонних перевозчиков, это означает необходимость пересмотреть привычные процессы оформления отгрузок. Особенно важно, чтобы данные из учетной системы не приходилось повторно вводить в отдельную систему ЭПД вручную.

Что учесть компаниям

Разъяснение Минтранса показывает, что вопрос обязательности ЭТрН нельзя решать только по характеристикам автомобиля.

Если коммерческая перевозка осуществляется по договору перевозки, ЭТрН требуется и для автомобиля с технически допустимой максимальной массой до 3,5 тонны. Освобождение от требований к допуску перевозчика, установленное Федеральным законом № 520-ФЗ, не освобождает от обязанности оформления транспортной накладной.

Для бизнеса это особенно актуально после перехода на обязательный электронный документооборот с 1 сентября 2026 года. Теперь при организации доставки необходимо одновременно учитывать требования к перевозчику, условия договора и правила формирования электронных перевозочных документов.

Таким образом, тоннаж автомобиля и обязанность оформить ЭТрН — это два разных вопроса. Именно на это различие Минтранс России обратил внимание в своих разъяснениях.

Как АСП.ЭПД помогает организовать электронный документооборот

После перехода на обязательный электронный формат перевозочных документов компаниям важно не только учитывать требования законодательства, но и выстроить удобный процесс подготовки и передачи документов. Особенно это актуально для организаций, которые регулярно отгружают товары и взаимодействуют с несколькими перевозчиками.

Для автоматизации таких операций можно использовать АСП.ЭПД — интеграционное решение для работы с электронными перевозочными документами.

В основе работы «АСП.ЭПД» разработана последовательная схема: сначала формируется заказ (заявка) на перевозку, в этрн просто нужно передавать дату заявки и создается электронная транспортная накладная (ЭТрН).

Заявка фактически фиксирует договоренности между грузоотправителем и перевозчиком. В ней можно указать сведения о перевозке, в том числе дату, начало и окончание погрузки, объект погрузки, ИНН и другие необходимые данные.

Также в заявке предусмотрены сведения о транспортном средстве: вид транспорта, тип владения, данные водителя, его ИНН и телефон. При необходимости можно добавить одного или нескольких водителей, а также прицепы.

Такой подход соответствует самой логике ГИС ЭПД: в государственную систему передаются сведения как о транспортной накладной, так и о заказе (заявке) на перевозку. Нормативные правила также предусматривают передачу информации о грузоотправителе, перевозчике, водителе, грузе, транспортных средствах и других параметрах перевозки.

С уважением к Вашему делу, Ника Виноградова

Источник: Retail.ru

ЭТрН обязательна даже для грузовиков до 3,5 тонны