ЭПД с 1 сентября 2026 года: почему переходный период не снимает налоговые риски для бизнеса.

С 1 сентября 2026 года российский грузовой рынок переходит на новый формат документооборота. Федеральный закон от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ устанавливает обязательность оформления ряда перевозочных документов в электронной форме и их направления в государственную информационную систему электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД. Требования затрагивают транспортные накладные, заказы и заявки при автомобильных перевозках, железнодорожные и авиационные грузовые накладные, а также отдельные экспедиторские документы.

На практике переход оказался сложнее, чем просто замена бумажной накладной электронным файлом. Для продовольственного сектора, где перевозки происходят ежедневно и часто связаны с большим количеством контрагентов, маршрутов и срочных поставок, проблема заключается в надежности всей цепочки электронного взаимодействия.

Именно поэтому крупнейшие отраслевые объединения, включая Союзмолоко, поднимают вопрос о том, какие последствия будут иметь ситуации, когда перевозочный документ фактически существует, но сформировать его в электронной форме в конкретный момент невозможно.

Что меняется с 1 сентября

До введения обязательного транспортного ЭДО бумажные перевозочные документы оставались привычным элементом хозяйственного оборота.

С 1 сентября 2026 года базовым становится электронный формат.

ФНС в своих разъяснениях указывает, что с этой даты участники перевозок должны оформлять в электронном виде транспортные накладные, заказы или заявки на перевозку, экспедиторские документы, железнодорожные накладные и грузовые накладные при авиаперевозках.

При этом речь идет не просто об отправке документа контрагенту по электронной почте. Документы должны формироваться в установленных форматах и передаваться в ГИС ЭПД через соответствующую информационную инфраструктуру.

Таким образом, меняется сама модель перевозочного документооборота:

бумажный документ → электронный документ → информационная система → участники перевозки.

И любой сбой на одном из этапов потенциально способен повлиять на дальнейшее движение груза.

Почему продовольственный сектор оказался особенно чувствителен к реформе

Производители продуктов питания работают в условиях высокой интенсивности перевозок. Молочная продукция, напитки, мясо, рыба, хлебобулочные изделия и другие категории требуют регулярной доставки от производителя к распределительным центрам, магазинам и предприятиям общественного питания.

Особенность отрасли — большое количество перевозчиков и контрагентов.

Производитель может иметь собственный транспорт, работать с несколькими транспортными компаниями, привлекать экспедиторов и одновременно осуществлять поставки через разные логистические маршруты.

Отсюда возникает проблема совместимости.

Даже если информационная система грузоотправителя готова к ЭПД, это еще не означает, что аналогичная готовность есть у каждого перевозчика.

В июле Минтранс сообщал, что на встречах с бизнесом обсуждались в том числе вопросы роуминга между операторами информационных систем ЭПД, типовые сценарии перевозок и переходный период.

Отдельным вопросом остается работа в местах с нестабильным интернет-соединением.

Для грузового транспорта это принципиально: перевозка происходит не в офисе, а на маршруте, где качество связи может изменяться.

Откуда возникли обращения отраслевых союзов

Еще до вступления новых правил в силу представители продовольственного сектора предупреждали о технической и организационной неготовности части участников рынка.

В июне 2026 года 11 отраслевых объединений АПК, включая Союзмолоко, Союзнапитки, Рыбный союз, Масложировой союз и другие организации, обращались к председателю Правительства с предложением отложить обязательный переход для агропромышленного сектора до 1 сентября 2028 года. Среди аргументов назывались готовность участников рынка, инфраструктурные ограничения и нестабильность интернет-связи на отдельных маршрутах.

Однако отсрочка в заявленном отраслью масштабе предоставлена не была.

Вместо этого сформирован адаптационный механизм, который должен снизить административные последствия перехода.

До 1 марта 2027 года действует не «отмена ЭПД», а особый порядок контроля

Это принципиальный момент, который бизнесу важно не упустить.

Президентским перечнем поручений от 19 июля 2026 года № Пр-1784 предусмотрено, что МВД России и Ространснадзор должны принять решения, предусматривающие до 1 марта 2027 года объявление устного замечания участникам перевозочного процесса в случае отсутствия электронных перевозочных документов и предъявления документов на бумажном носителе.

Иными словами, речь идет о смягчении административного правоприменения в переходный период.

Но это не означает, что закон № 140-ФЗ откладывается до марта 2027 года.

Обязательность электронного формата наступает именно 1 сентября 2026 года.

Минтранс также подтвердил, что с 1 сентября предусмотрен обязательный переход, а до 1 марта 2027 года при предъявлении бумажных документов инспекторы должны ограничиваться устным замечанием.

И здесь возникает главный вопрос отрасли: что происходит не с административным штрафом, а с налоговым учетом операции?

Административный риск и налоговый риск — не одно и то же

Именно на этом различии построены обращения бизнеса.

Предположим, перевозка состоялась фактически. Товар действительно был отгружен, доставлен покупателю и принят. У компании есть договор, счет-фактура, данные бухгалтерского учета и иные подтверждения операции.

Однако транспортная накладная по объективным причинам была оформлена на бумаге.

Если инспектор на дороге в переходный период ограничится устным замечанием, административная проблема для компании может быть минимальной.

Но остается налоговый вопрос:

достаточно ли такого комплекта документов, чтобы подтвердить расходы и право на налоговые вычеты?

Именно поэтому отраслевые объединения попросили ФНС и Минфин официально подтвердить налоговый статус бумажных перевозочных документов в переходный период.

Что говорит ФНС о налоговом риске

ФНС уже дала важное разъяснение.

Налоговая служба сослалась на пункт 1 статьи 252 НК РФ, согласно которому расходы должны быть обоснованными и документально подтвержденными, а также на положения НК РФ о вычетах НДС.

При этом ФНС указала, что сам по себе факт оформления перевозочных документов на бумаге не является самостоятельным основанием для негативных налоговых последствий по налогу на прибыль, если имеются доказательства объективной невозможности сформировать документы в электронной форме.

Это важная позиция.

Но ее нельзя интерпретировать как универсальное разрешение использовать бумагу после 1 сентября.

ФНС отдельно подчеркнула, что налоговые органы будут оценивать совокупность обстоятельств, в том числе реальность хозяйственной операции и отсутствие искажений сведений о ней с учетом статьи 54.1 НК РФ.

Кроме того, письмо ФНС не является нормативным правовым актом и носит информационный характер.

Именно поэтому отрасль и просила более четкого нормативного регулирования.

Почему формулировка «объективная невозможность» имеет значение

Для налогоплательщика принципиально важно различать две ситуации.

Первая: компания сознательно продолжает оформлять бумажные документы, хотя техническая возможность использовать ЭПД у нее и у остальных участников перевозки имеется.

Вторая: электронный документ объективно невозможно сформировать или передать из-за технических обстоятельств.

Во втором случае позиция ФНС выглядит существенно более благоприятной.

Но возникает практический вопрос: как именно компания должна доказать такую невозможность?

Например, недостаточно просто сказать, что «не было интернета».

Для налоговой проверки гораздо убедительнее будет документированный след:

сведения о сбое;
подтверждение недоступности информационной системы;
переписка с оператором;
информация о техническом отказе;
данные о времени и продолжительности сбоя;
внутренний акт компании;
подтверждение действий сотрудников по восстановлению электронного документооборота;
документы, подтверждающие реальность самой перевозки.

Именно поэтому автоматизация должна включать не только отправку ЭПД, но и контроль статусов документов и фиксацию нештатных ситуаций.

Что Минтранс уже сделал для переходного периода

Минтранс не поддержал идею общего расширения перечня случаев, когда экспедиторские документы можно оформлять на бумаге.

Ведомство ранее установило конкретные исключения.

В частности, Минтранс сообщал, что бумажное оформление отдельных документов допускается при определенных технических обстоятельствах и в отдельных специальных ситуациях. Для некоторых документов предусмотрено оформление на бумаге при отсутствии технической возможности отправить или принять электронный документ.

При этом мультимодальная перевозка сама по себе не признается достаточным основанием для сохранения бумажного документооборота.

Это важный сигнал для бизнеса: нельзя автоматически считать любой сложный маршрут исключением из нового электронного порядка.

Что будет при недоступности ГИС ЭПД

Отдельная проблема — аварийный режим.

Для перевозчика важно понимать, что делать, если информационная система временно недоступна.

Минтранс сообщил, что разрабатывает памятку с алгоритмом действий участников информационного взаимодействия при недоступности ГИС ЭПД.

Также ведомство прорабатывает возможность создания на портале системы специального раздела, где можно будет видеть статус работы ГИС ЭПД.

При недоступности ГИС ЭПД обработка документов может осуществляться в информационных системах операторов, а предоставление документов возможно с использованием QR-кода.

Для бизнеса это означает, что аварийный сценарий должен быть заранее встроен в собственный регламент работы.

Почему одного оператора ЭДО недостаточно

В транспортной цепочке участвуют разные стороны:

грузоотправитель → перевозчик → экспедитор → грузополучатель.

У каждого может быть собственная информационная система.

Поэтому необходимо обеспечить не только наличие ЭПД внутри компании, но и возможность его корректного обмена с контрагентами.

Минтранс в июле отдельно отмечал необходимость полноценного роуминга между операторами информационных систем электронных перевозочных документов.

Для крупного производителя это означает необходимость заранее проверить всех ключевых перевозчиков.

Особенно важно протестировать:

создание ЭПД;
подписание;
передачу документа;
прием;
исправление;
аннулирование;
изменение маршрута;
замену перевозчика;
обмен между разными операторами;
работу при временной недоступности системы.

Что означает реформа для бухгалтерии

Переход на ЭПД нельзя считать исключительно логистическим проектом.

Он непосредственно затрагивает бухгалтерский и налоговый учет.

Бухгалтеру необходимо понимать:

какой документ подтверждает перевозку;
где хранится электронный оригинал;
каким образом подтверждается его подписание;
как получить документ при налоговой проверке;
что делать при техническом сбое;
как документировать невозможность использования электронной формы;
как сопоставлять ЭПД с договором, счетом-фактурой, УПД и другими документами.

Таким образом, транспортный ЭДО становится частью единой системы внутреннего контроля.

Для пищевой отрасли риск особенно чувствителен

Для производителя продуктов питания перевозка — это не второстепенная операция.

Товар может иметь ограниченный срок годности, зависеть от температурного режима и доставляться по жесткому графику.

Задержка на несколько часов способна повлиять на дальнейшую логистику.

Поэтому компаниям необходимо одновременно решить две задачи:

не допустить остановки физической поставки;

обеспечить корректность электронного документооборота.

Именно сочетание этих требований делает переход на ЭПД не просто ИТ-проектом, а частью операционного управления бизнесом.

Как компаниям подготовиться к 1 сентября 2026 года

Оптимальная подготовка должна начинаться не с выбора конкретного сервиса, а с аудита перевозочного процесса.

Первый этап — определить участников

Необходимо составить перечень:

собственных перевозчиков;
сторонних транспортных компаний;
экспедиторов;
операторов информационных систем;
ключевых грузополучателей.

Второй этап — проверить техническую готовность

Нужно убедиться, что информационная система компании умеет работать с необходимыми форматами ЭПД и передавать сведения в установленном порядке.

Третий этап — протестировать роуминг

Если компания и перевозчик используют разных операторов, необходимо проверить реальный обмен документами.

Четвертый этап — подготовить аварийный сценарий

Компания должна заранее определить:

кто фиксирует сбой;
кто связывается с оператором;
какие доказательства сохраняются;
как оформляется перевозка;
как документ возвращается в электронный контур после восстановления работы.

Пятый этап — связать транспортный ЭДО с учетной системой

Чем меньше ручного переноса данных, тем ниже риск ошибок.

Данные о перевозке должны проходить по возможности автоматически из учетной системы в электронный документооборот.

Что бизнесу важно понимать о переходном периоде

Главная ошибка — воспринимать период до 1 марта 2027 года как отсрочку обязательного ЭПД.

Это не так.

С 1 сентября 2026 года действует новый порядок.

До 1 марта 2027 года предусмотрено смягчение именно административного реагирования на отсутствие ЭПД и предъявление бумажных документов — в форме устного замечания.

При этом налоговая оценка строится по другим правилам.

ФНС уже обозначила подход: бумажный перевозочный документ сам по себе не означает автоматической потери расходов, если компания может доказать объективную невозможность сформировать документ в электронной форме и подтвердить реальность хозяйственной операции.

Поэтому компаниям необходимо не просто «пережить переходный период», а научиться документально подтверждать каждый нестандартный случай.

Переход на электронные перевозочные документы логично рассматривать в более широком контексте цифровизации товарных потоков.

Сегодня производитель одновременно работает с несколькими государственными и корпоративными информационными системами: электронным документооборотом, маркировкой, складским учетом, бухгалтерской системой, транспортными системами.

Чем больше цифровых требований появляется, тем менее эффективным становится ручной перенос информации между системами.

Для крупного бизнеса стратегическая задача заключается уже не просто в переходе на ЭПД, а в создании единого цифрового маршрута данных:

заказ → отгрузка → перевозка → ЭПД → приемка → бухгалтерский учет.

При этом электронный документ должен оставаться доступным для всех заинтересованных подразделений — логистики, бухгалтерии, склада и налогового контроля.

Что делать бизнесу уже сейчас

До вступления новых правил в силу у компаний остается ограниченное время для полноценного тестирования.

Минимальный план подготовки выглядит так:

Провести аудит всех перевозочных документов.
Определить, какие документы с 1 сентября должны формироваться в электронном виде.
Проверить готовность перевозчиков и экспедиторов.
Проверить роуминг между операторами.
Настроить интеграцию с учетной системой.
Проверить сценарии исправления и замены документов.
Разработать регламент действий при техническом сбое.
Организовать хранение подтверждений и электронных оригиналов.
Обучить логистов, бухгалтеров и ответственных сотрудников.
Провести тестовые перевозки до 1 сентября.

Переход на обязательные электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года — одна из наиболее существенных изменений в российском транспортном документообороте последних лет.

Отраслевые союзы справедливо обращают внимание на то, что техническая обязательность ЭПД и налоговые последствия использования бумаги — это два разных вопроса.

Административный механизм переходного периода уже определен: до 1 марта 2027 года при отсутствии ЭПД и предъявлении бумажных документов предусмотрено устное замечание со стороны соответствующих контролирующих органов.

Но это не отменяет самой обязанности перейти на электронный формат.

Одновременно позиция ФНС показывает, что при объективной невозможности сформировать ЭПД бумажный документ сам по себе не должен автоматически приводить к отказу в признании расходов — при условии, что компания способна подтвердить реальность операции и обстоятельства, препятствовавшие электронному оформлению.

Для бизнеса главный вывод заключается в другом: переходный период — это не время для ожидания, а возможность протестировать цифровую инфраструктуру до того, как ЭПД станет обязательным элементом каждой перевозки.

Компании, которые заранее проверят контрагентов, настроят обмен документами, интегрируют ЭПД с учетными системами и пропишут аварийные сценарии, значительно снизят риск простоев, ошибок в документах и последующих налоговых споров.

Электронный перевозочный документ постепенно становится не отдельным требованием транспортного законодательства, а частью единого цифрового контура бизнеса — от оформления заказа и отгрузки до доставки, приемки и отражения операции в бухгалтерском и налоговом учете.

С уважением к Вашему делу, Ника Виноградова

Источник: Milknews

Молочный сектор оказался особенно чувствителен к переходу на ЭПД